Еще один из моих проектов — это электронный документооборот.
На текущий момент я фактически завершил пилотный этап своего проекта и могу сказать, что когда только приступал к проекту искал точные описания что это такое и какие интеграторы какое именно решение предлагают. И понял, что нет реально единого описания, позволившего бы понять в полной мере что это и выбрать вариант решения для задач компании. Поэтому решил начать серию статей по этому вопросу.
Что такое EDI и EDO.
Часто эту систему обозначают двумя аббревиатурами, которые в реальности несут совершенно разный смысл, вернее обозначают разные стадии этого электронного документооборота, это термины — EDI и EDO. Сначала определения этих терминов из Вики.
EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений.
Основная задача EDI — стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, EDI в течение многих лет оставался единственной формой существования электронной коммерции.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Теперь давайте разберем в чем суть этих технологий.
EDI — что это для вашей компании?
И так, есть ваша компания и есть ваши партнеры. Ваша компания может быть как поставщиком, так и покупателем. Так или иначе вам необходимо либо сформировав заказ поставщику согласовать его с поставщиком, или вам самим необходимо согласовать заказ, поступивший в адрес вашей компании. Под согласованием в данном случае мы понимаем уточнение ассортимента заказа, количества и цены по каждой строке.
Чаще всего для компаний (в нашей) стране это делается путем выгрузки заказа в документ и отправкой его по электронной почте и ожидание ответа от компании-партнера. При этом естественно здесь много ручной работы, а это и дополнительные затраты и вероятность ошибки, связанной с человеческим фактором, плюс ненадежность доставки сообщений и отсутствие логирования процесса транспортировки.
Фактически EDI позволяет вам автоматизировать этот процесс полностью. И при реализации системы автоматического формирования заказов на основании статистики продаж, фактически резко сократить затраты на отдел закупок.
EDO — что же это такое?
Итак вы согласовали автоматически заказы, и даже исполнили их или получили соответствующую поставку. Ну и для всех очевидно, что завершением сделки является получение и подписание первичных документов, таких как Торг-12, Торг-2, СФ и корректировочный СФ. Для всех привычно, что водитель-экспедитор везет с собой не только и не столько ТТН, но накладную и СФ (если конечно вы не на упрощенке). Эти документы подписываются и формируют архив первичной документации бухгалтерии, который имеет свойство расти в чуть ли не в геометрической прогрессии, если ваша компания развивается. Естественно это является дополнительными затратами и на бумагу и на хранение архива согласно законодательству.
Вот эту проблему и призвано решить EDO, которое также часто обозначают русской аббревиатурой ЮЗЭД (юридически значимый электронный документооборот). В этом случае бумажные документы больше не нужны, все документы электронные, они подписываются электронными сертификатами, которые являются именными и выдаются по правилам, определенным законом о ЮЗЭД. Каждый документ подписывается двумя сторонами либо при использовании электронных ключей, например, типа RU-Token или другие, или при помощи сертификата, установленного на определенном компьютере.
Как результат — нет бумаг, отчетность в налоговые органы сдается в электронном виде, исчезают затраты на хранение архива, также можно обеспечить автоматическую проверку данных, пришедших в электронном виде.
Таким образом внедрение обеих составляющих EDI и EDO позволит существенно сократить затраты вашей компании.
В следующей статье я расскажу о том какие провайдеры присутствуют на нашем рынке и на что нужно обращать внимание при общении с ними.
