1C 8.3 УТ 11.1 Компания торгует дорогостоящим оборудованием, которое заказывается у поставщика под конкретный заказ клиента после предварительной оплаты. Как оформить такую операцию в программе?

Сначала небольшое вступление.
В сети мало подробной информации о том, как делать ту или иную операцию в 1С Управление Торговли, некоторая информация идет только на ИТС.
Потому я решил, что интересные статьи, которые я так или иначе добуду — буду выкладывать здесь — с одной строноы FAQ для себя, с другой — помщь другим.
Первая статья касается обеспечения заказов покупателей.

Для того чтобы в программе можно было выполнить данную операцию, необходимо проверить правильность установленных параметров:

  1. Для отслеживания факта предварительной оплаты заказа клиента должны быть установлены флажки Заказы клиентов и Статусы заказов клиентов (раздел Администрирование – CRM и Продажи).
  2. Поскольку нам необходимо закупать недостающий товар у поставщика, то необходимо установить вариант работы с заказами Заказы со склада и под заказ (раздел Администрирование – CRM и Продажи).
  3. Для того чтобы товар заказывался у поставщика только под конкретный заказ клиента, должны быть установлены флажки Заказы поставщикам и Обособленное обеспечение заказов (раздел Администрирование – Закупки).
  4. Для того чтобы контролировать оплату конкретного заказа, должен быть установлен порядок расчетов По заказам. Порядок расчетов устанавливается в договоре или в соглашении, если договоры не используются (см. «Как детализируются взаиморасчеты с деловыми партнерами?»).

Рассмотрим конкретный пример.
Компания «Твемос» решила купить у нас дорогостоящие товары «Пылесос Мобиль (Автомат)» и «Кофе-машина «Универсал»». Эти товары не хранятся на нашем складе, мы заказываем их у поставщика под конкретный заказ после оплаты клиентом.
Оформление данной операции будет состоять из следующих этапов:

  1. Оформление заказа клиента.
  2. Контроль оплаты от клиента.
  3. Оформление заказов поставщикам.
  4. Поступление товаров от поставщика.
  5. Отгрузка товаров клиенту.
  6. Анализ прибыли по конкретному заказу клиента.

Оформление заказа клиента
В заказе клиента необходимо указать, что товар будет заказываться у поставщика только после того, как клиент оплатит заказ. Для этого в этапах оплаты должен быть указан этап оплаты Аванс (до обеспечения) со 100 % предоплатой. При оформлении заказа нужно указать соглашение с указанием графика «Предоплата». Информация об этом графике заполнится в заказе. После указания списка товаров нужно заполнить этапы оплаты (команда Заполнить по графику).
Указание необходимости оплаты заказа
Обеспечение заказа должно происходить только после оплаты заказа. Расчеты можно вести только по согласованным заказам. Поэтому в заказе следует установить статус К выполнению, а в строках заказа установить вариант действия Не обеспечивать.
Указание необходимости поставки товаров под конкретный заказ клиента
Для заказа необходимо установить статус К выполнению и провести документ.
Контроль оплаты от клиента
При проведении документа Заказ клиента для него будет установлено текущее состояние Ожидается аванс (до обеспечения). Информацию о текущем состоянии можно посмотреть как в карточке документа, так и списке заказов. В списке можно произвести отбор по текущему состоянию. Используя дополнительный отбор по срокам выполнения, можно посмотреть список тех заказов клиентов, по которым уже просрочены указанные в заказе сроки оплаты.

Контроль состояния оплаты по заказу
После того как будет зарегистрирована оплата по конкретному заказу клиента (наличными, безналичными или платежной картой), текущее состояние заказа автоматически изменится. Будет установлено текущее состояние Готов к обеспечению.
Для позиций заказа необходимо установить вариант обеспечения Обеспечивать обособленно. Установка такого варианта обеспечит жесткий контроль: товар, заказанный у поставщика, можно будет отгрузить только по этому заказу клиента.
Обособленное обеспечение товаров
Дата отгрузки заполняется автоматически при выполнении команды Заполнить обеспечение.
При расчете дат отгрузки будет анализироваться та информация, которая была указана в способе обеспечения потребностей по конкретным товарам. Если эта информация не задана, то будет анализироваться та информация, которая задана для способа обеспечения потребностей для склада. Подробно задание способов обеспечения потребностей мы рассмотрели в предыдущем вопросе.
В данном случае хочется обратить внимание на следующий факт. Если на этапе оформления заказа мы еще не уточнили сроки поставки товаров, то можно ориентироваться на ту дату, когда клиент желает получить товар (Желаемая дата отгрузки). При расчете дат отгрузки будет учитываться максимальная из дат. То есть если желаемая дата отгрузки больше, чем та ближайшая дата поставки, которая рассчитана на основании данных, введенных в способах обеспечения потребностей, то в качестве даты отгрузки будет заполняться информация о желаемой дате отгрузки.
После того как в заказе установлен статус К выполнению, а в строках заказа установлен вариант действия Обеспечивать обособленно, можно приступить к оформлению заказов поставщикам.
Оформление заказов поставщикам
Для оформления заказов поставщикам можно использовать обработку Формирование заказов по потребностям, о которой было рассказано в предыдущем вопросе. При работе по схеме «заказ под заказ» удобно использовать более упрощенный вариант ввода заказов поставщикам: ввод заказов поставщиков на основании заказа клиента.
Заказ поставщику может быть оформлен на основании заказа клиента, в котором присутствуют строки с установленным действием К обеспечению или Обеспечивать обособленно. На основании заказа клиента может быть оформлен заказ одному поставщику или несколько заказов разным поставщикам.

Оформление заказа поставщику на основании заказа клиента
При ведении обособленного учета по заказам при выборе пункта меню Заказ поставщику программа автоматически заполняет табличную часть документа теми товарами, для которых оформлен вариант обеспечения Обеспечивать обособленно или К обеспечению. При этом в заказе не указывается поставщик и даты поставки. Необходимо заполнить данные о поставщике, цене и дате поставки вручную и провести документ.
Допустим, что заказанные клиентом товары в нашем случае поставляются разными поставщиками. В этом случае нужно выбрать пункт меню Заказы поставщикам. Программа покажет список товаров, которые были указаны в заказе клиента.

Создание заказов поставщикам
В программе реализован механизм, который автоматически заполняет информацию о поставщиках, если товар ранее поступал от поставщика. При заполнении информации о поставщиках используется следующий алгоритм. Программа анализирует информацию о трех последних поставках данного товара (документы Поступление товаров и услуг). Если в трех последних документах поставки два раза был указан один и тот же поставщик, то информация о нем заполняется. Для заполнения одного и того же поставщика для нескольких товаров используется команда Заполнить поставщика в выбранных строках. Для информации показывается желаемая дата отгрузки, заполненная в заказе клиента. В поле Дата поступления можно заполнить планируемую дату поставки товаров.

Подготовленные данные для создания заказов поставщикам
После заполнения всех данных нужно нажать кнопку Создать заказы поставщикам. Программа покажет список сформированных заказов. Непосредственно из этой формы можно отредактировать заказы поставщиков: уточнить цены поставщика, дату поставки, дату оплаты и установить для заказов статус Подтвержден.

Оформленные заказы поставщикам
В оформленных заказах поставщиков в поле Назначение будет указана информация о том заказе клиента, под который закупается товар.

Указание заказа клиента (назначение) в заказе поставщику
Информация о заказах поставщиков, оформленных на основании заказа клиента, будет показана в структуре подчиненности.

Информация о заказах поставщиков, оформленных по заказу клиента
Оформление поставки товаров от поставщика и отгрузка товаров клиенту
Поставка товаров оформляется обычным образом. Способы оформления поставки подробно описаны в разделе «Работа с поставщиками». Здесь же только отметим, что документ поставки может быть оформлен по заказу поставщика со статусом К поступлению. При вводе документа поставки на основании заказа поставщику, в котором указан конкретный заказ клиента, эта информация автоматически заполняется в документе поставки. При проведении документа поставки товар будет автоматически зарезервирован под этот заказ клиента, и отгрузить его по другому заказу будет нельзя.

Указание заказа клиента при поставке товаров
Если на складе используется ордерная схема поставки товаров, то информация о назначении (заказ клиента) должна быть заполнена в документе Приходный ордер на товары.
После формления приемки товаров в документе Заказ клиента для строк заказа необходимо установить действие Отгрузить обособленно. Отгрузка товаров производится по заказу клиента с помощью оформления документа Реализация товаров и услуг. После отгрузки товаров заказ можно закрыть.

Анализ прибыли по конкретному заказу клиента
Для анализа прибыльности товаров используется отчет Валовая прибыль по клиентам (раздел Продажи – Отчеты по продажам). Отчет является вариантом отчета Валовая прибыль предприятия. Его можно открыть через пункт меню Настройки – Другие отчеты в основном отчете.
Предварительно необходимо произвести расчет себестоимости товаров. Можно настроить такой режим работы, когда себестоимость будет рассчитываться автоматически. Подробнее о настройке расчета себестоимости см. «В какой момент рассчитывается себестоимость при поступлении и отгрузке товаров?».
В настройках отчета следует установить отбор по конкретному клиенту и установить дополнительный флажок По заказам клиентов (Настройки –Дополнительно). Поскольку при работе с программой был установлен флажок Обособленное обеспечение заказов, то себестоимость будет считаться отдельно по каждому заказу клиента с учетом стоимости закупленных под этот заказ товаров.